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個人情報保護

個人情報の保護について

公益財団法人新宿未来創造財団は、各事業のご提供にあたり、お客様の個人情報をお預かりしております。
お預かりした個人情報は、下記の「公益財団法人新宿未来創造財団 個人情報保護規程」および、「公益財団法人新宿未来創造財団 個人情報保護規程施行規則」に従い、大切に取り扱います。

公益財団法人新宿未来創造財団 個人情報保護規程
平成27年12月1日
規程第12号

                            

公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程(平成22年4月1日 規程第12号)の全部を改正する。

(目的)
第1条 この規程は、公益財団法人新宿未来創造財団(以下「本財団」という。)が個人情報の収集、保管及び利用する場合の基本原則を明確にし、個人情報の管理の適正を期するとともに、自己に関する個人情報の開示、訂正等を求める権利を保障することにより、個人の基本的人権を擁護することを目的とする。

(定義)
第2条 この規程において、「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
2 この規程において「保有個人情報」とは、本財団理事、評議員、監事及び職員(以下「本財団役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本財団役職員が組織的に利用するものとして、本財団が保有しているものをいう。ただし、広報、新聞、書籍等その他不特定の者に販売し、又は配布することを目的として発行されているものを除く。
3 この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。
4 この規程において「個人番号」とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第5項に規定する個人番号をいう。
5 この規程において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。)以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報をいう。
6 この規程において「保有特定個人情報」とは、本財団役職員が職務上作成し、又は取得した特定個人情報であって、本財団役職員が組織的に利用するものとして、本財団が保有しているものをいう。
7 この規程において「特定個人情報ファイル」とは、保有特定個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有特定個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。
8 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
9 この規程において「受託業務者」とは、本財団から個人情報を取り扱う業務の委託を受けたもの(当該委託を受けたものから当該業務の全部又は一部の委託を受けたもの及び当該業務につき順次にされるその全部又は一部の委託を受けたものを含む。)をいう。
10 この規程において「受託業務従事者等」とは、受託業務者が受託した業務に従事している者及び従事していた者をいう。
11 この規程において「電子計算組織」とは、与えられた一連の処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子計算機器の組織をいう。

(本財団の責務)
第3条 本財団は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるとともに、個人情報がみだりに公にされることのないよう最大限の配慮をしなければならない。
2 本財団の役職員又は役職員であった者は、職務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(適正収集の原則)
第4条 本財団は、個人情報(特定個人情報を除く。次条及び第13条において同じ。)を収集するときは、その利用目的をできる限り特定し、その利用目的を達成するために必要な最小限の範囲内で、公正かつ適正な手段によって収集しなければならない。

(本人収集及び利用目的明示の原則)
第5条 本財団は、個人情報を収集するときは、本人に対しその利用目的を明示し、かつ、本人から直接これを収集しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、本財団は、次の各号に掲げる場合においては、個人情報を本人以外のものから収集することができる。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令及び条例(以下、「法令等」という。)に定めがあるとき。
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(4) 当該個人情報が、出版、報道等により公にされているとき。
(5) 交渉、争訟、人事管理、指導、相談等の事務を行う場合において、当該個人情報を本人から収集したのでは当該事務の目的の達成が損なわれ、又は当該事務の公正かつ適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあると認められるとき。
(6) 前各号に掲げるもののほか、本財団が特に必要があると認めたとき。
3 本財団は、前項第3号の規定により個人情報を収集したときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、当該通知により、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあると認めるときは、この限りでない。
4 第1項の規定にかかわらず、本財団は、次に掲げる場合においては、本人に対し、その利用目的を明示しないで、個人情報を収集することができる。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより、本財団又は新宿区、国、独立行政法人等(独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号)第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)、他の地方公共団体若しくは地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 収集の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

(収集禁止事項)
第6条 本財団は、法令等に定めがあるときその他正当な業務執行に関連しその職務の範囲内で収集するときを除き、次に掲げる事項に関する個人情報の収集を行ってはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 社会的差別の原因となる事実に関する事項
(3) 犯罪に関する事項
(4) 前3号に掲げるもののほか、個人的秘密が侵害されるおそれがあると本財団が認めた事項

(正確性の確保)
第7条 本財団は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。

(安全確保の措置)
第8条 本財団は、保有個人情報(保有特定個人情報を除く。以下この条、第11条から第13条まで及び第20条第1項において同じ。)の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 本財団は、保有する必要がなくなった保有個人情報を速やかに消去しなければならない。

(個人情報保護管理者の設置)
第9条 本財団は、保有個人情報の適正な管理及び安全確保を図るため、各課に個人情報保護管理者を設置するものとし、各課長をこれにあてる。

(業務の登録等)
第10条 本財団は、個人情報に係る業務を新たに開始したときは、次に掲げる事項を本財団が定める個人情報業務登録簿に登録し、一般の閲覧に供さなければならない。
(1) 業務の名称
(2) 業務の目的
(3) 業務の対象となる個人の範囲
(4) 業務で利用している保有個人情報の項目
(5) 個人情報保護管理者の職名
(6) 前各号に掲げるもののほか、本財団が定める事項
2 本財団は、個人情報ファイルに係る事項のうち次に掲げるものについては、個人情報に係る業務ごとに、本財団が定める個人情報ファイル簿に登録し、一般の閲覧に供さなければならない。
(1) 業務の名称
(2) 個人情報ファイルの名称
(3) 個人情報ファイルに記録されている個人の範囲
(4) 個人情報ファイルに記録されている保有個人情報の項目
(5) 前各号に掲げるもののほか、本財団が定める事項
3 本財団は、個人情報業務登録簿及び個人情報ファイル簿を常に最新かつ適正な状態に維持するよう努めなければならない。

(目的外利用の制限)
第11条 本財団は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、本財団は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用することができる。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令等に定めがあるとき。
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(4) 新宿区又は国、独立行政法人等、他の地方公共団体若しくは地方独立行政法人が法令等の定める事務又は事業を適正に遂行することに対して協力する必要があるとき。ただし、本人の同意を得ることにより当該事務又は事業の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合を除き、本人の同意を得なければならない。
(5) 前各号に掲げるもののほか、本財団が特に必要があると認めたとき。
3 前項第2号から第5号までの規定に基づき保有個人情報を利用したときは、別に規則で定める事項を記録し、一般の閲覧に供さなければならない。
4 本財団は、第2項第3号の規定により保有個人情報を利用したときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、当該通知により、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあると認めるときは、この限りでない。

(外部提供の制限)
第12条 本財団は、保有個人情報を本財団以外のものに提供してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、本財団は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、保有個人情報を本財団以外のものに提供することができる。
(1) 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
(2) 法令等に定めがあるとき。
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(4) 新宿区又は国、独立行政法人等、他の地方公共団体若しくは地方独立行政法人が法令等の定める事務又は事業を適正に遂行することに対して協力する必要があるとき。ただし、本人の同意を得ることにより当該事務又は事業の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合を除き、本人の同意を得なければならない。
(5) 前各号に掲げるもののほか、本財団が特に必要があると認めたとき。
3 前項第2号から第5号までの規定に基づき保有個人情報を提供したときは、規則で定める事項を記録し、一般の閲覧に供さなければならない。
4 第2項第3号の規定に基づき保有個人情報を提供したときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、当該通知により、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあると認めるときは、この限りでない。

(保有個人情報の提供を受けるものに対する措置要求)
第13条 本財団は、前条第2項の規定により保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受けるものに対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

(業務委託等に係る措置)
第14条 本財団は、個人情報を取り扱う業務を本財団以外のものに委託する場合は、個人情報の保護のために受託業務者が講ずべき措置を当該委託契約において明らかにしなければならない。
2 個人情報を取り扱う業務の委託は、本財団が定める事項を委託契約書等に明記することを了承した事業者に限り、行うことができるものとする。
3 受託業務者及び受託業務者であったもの並びに受託業務従事者等であった者は、その業務又は事務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(開示の請求)
第15条 何人も、この規程の定めるところにより、本財団に対し、本財団の保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を請求することができる。
2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人(以下「代理人」と総称する。)は、当該代理人に係る本人に代わって前項の規定による開示の請求(以下「開示請求」という。)を行うことができる。

(保有個人情報の開示)
第16条 本財団は、開示請求があったときは、開示請求に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報(以下「非開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合を除き、開示請求を行った者(以下「開示請求者」という。)に対し、当該保有個人情報を開示しなければならない。
(1) 法令等の定めるところ又は本財団が法律若しくはこれに基づく政令により従う義務を有する国若しくは地方公共団体の指示等により、開示することができないと認められる情報
(2) 開示請求者(前条第2項の規定により代理人が当該代理人に係る本人に代わって開示請求を行う場合にあっては、当該本人をいう。以下この号、次号及び第7号並びに次条第2項において同じ。)以外の個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示請求者以外の特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は開示請求者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
ア 法令等の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報
イ 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
(3) 法人その他の団体に関する情報(国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。)又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(4) 本財団の内部又は財団と他団体との間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
(5) 本財団が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務の性質上、当該事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、開示することにより、当該事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれ
イ 人事管理に係る事務に関し、開示することにより、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ
(6) 開示することにより、人の生命、身体、財産又は社会的な地位の保護、犯罪の予防又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれがある情報
(7) 個人の評価、診断、判定、指導、相談、推薦、選考等に関する情報であって、開示請求者に知らせないことが明らかに正当であると認められるもの
(8) 代理人による開示請求がなされた場合において、開示することが当該代理人に係る本人の利益に反すると認められる情報

(部分開示)
第17条 本財団は、開示請求に係る保有個人情報に非開示情報が含まれている場合において、非開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。
2 開示請求に係る保有個人情報に前条第2号の情報(開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。

(訂正の請求)
第18条 何人も、自己を本人とする保有個人情報の内容が事実でないと思料するときは、この規程の定めるところにより、本財団に対し、当該保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求することができる。
2 代理人は、当該代理人に係る本人に代わって前項の規定による訂正の請求(以下「訂正請求」という。)を行うことができる。

(保有個人情報の訂正義務)
第19条 本財団は、訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正を行わなければならない。

(利用停止請求)
第20条 何人も、自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、この規程の定めるところにより、本財団に対し、当該各号に定める措置を請求することができる。
(1) 第4条、第5条第1項若しくは第2項若しくは第6条の規定に違反して収集され、若しくは第8条第2項の規定に違反して保有されているとき、又は第11条第1項若しくは第2項の規定に違反して利用されているとき
当該保有個人情報の利用の停止又は消去
(2) 第12条第1項又は第2項の規定に違反して提供されているとき
当該保有個人情報の提供の停止
2 代理人は、当該代理人に係る本人に代わって前項各号に定める措置又は第35条各号に定める措置(以下これらを「利用停止」という。)に係る同項の規定による請求又は同条の規定による請求(以下これらを「利用停止請求」という。)を行うことができる。

(保有個人情報の利用停止)
第21条 本財団は、利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、本財団における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行わなければならない。

(開示請求等の手続)
第22条 開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下「開示請求等」という。)は、次に掲げる事項を記載した書面(以下「請求書」という。)を本財団に提出して行わなければならない。
(1) 開示請求等を行う者の氏名及び住所又は居所
(2) 開示請求にあっては、当該請求に係る保有個人情報が記録されている文書の名称その他の開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項
(3) 訂正請求又は利用停止請求にあっては、当該請求に係る保有個人情報が記録されている文書の名称その他の訂正請求又は利用停止請求に係る保有個人情報の具体的な範囲
(4) 開示請求等の趣旨及び理由
(5) 前各号に掲げるもののほか、規則で定める事項
2 前項の場合において、開示請求等を行う者は、本財団が定めるところにより、開示請求等に係る保有個人情報の本人であること(第15条第2項、第18条第2項又は第20条第2項の規定による開示請求等にあっては、開示請求等に係る保有個人情報の本人の代理人であること)を示す書類その他本財団が定める書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 本財団は、請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求等を行った者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、本財団は、開示請求等を行った者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(保有個人情報の存否に関する情報)
第23条 開示請求等に対し、当該開示請求等に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、本財団は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求等を拒否することができる。

(開示請求等に対する決定及び措置)
第24条 本財団は、開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定を行い、開示請求者に対し、その旨、開示する保有個人情報の利用目的及び開示の実施に関し本財団が定める事項を書面により通知しなければならない。ただし、第5条第4項第2号から第4号まで(第31条第2項において準用する場合を含む。)に該当する場合における当該利用目的については、この限りでない。
2 本財団は、開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しないとき(前条の規定により開示請求を拒否するとき、及び開示請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)は、開示を行わない旨の決定を行い、開示請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
3 本財団は、訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行うときは、その旨の決定を行い、訂正請求を行った者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行わないとき(前条の規定により訂正請求を拒否するとき、及び訂正請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)も同様とする。
4 本財団は、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行うときは、その旨の決定を行い、利用停止請求を行った者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行わないとき(前条の規定により利用停止請求を拒否するとき、及び利用停止請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)も同様とする。

(開示決定等の期限)
第25条 前条第1項及び第2項の決定(以下「開示等決定」という。)、同条第3項の決定(以下「訂正等決定」という。)並びに同条第4項の決定(以下「利用停止等決定」という。)(以下「開示決定等」という。)は、開示請求等があった日の翌日から起算して14日以内に行わなければならない。ただし、第22条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、本財団は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、本財団は、開示請求等を行った者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
3 前項の規定により延長した第1項に規定する期間(以下「延長後の期間」という。)内に開示請求等に係る保有個人情報のすべてについて開示決定等を行うことにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前項の規定にかかわらず、本財団は、延長後の期間を更に相当の期間延長することができる。この場合において、本財団は、延長後の期間内に、開示請求等を行った者に対し、この項の規定を適用する旨及びその理由並びに開示決定等を行う期限を書面により通知しなければならない。
4 前項の規定を適用する場合にあっては、本財団は、開示請求等に係る保有個人情報のうちの一部につき延長後の期間内に開示決定等を行うことができるときは、当該期間内にこれを行わなければならない。

(開示の実施)
第26条 保有個人情報の開示の実施は、次の各号に掲げる当該保有個人情報が記録されている文書の区分により、当該各号に定める方法により行う。
(1) 文書又は図画  当該文書の種別ごとに本財団が定めるところによる閲覧、視聴又は写しの交付
(2) 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。) 当該文書の種別による固有の性質を考慮した上で、開示の実施に伴い必要となる機器の整備状況その他の本財団の情報化の進展状況を総合的に勘案して本財団が定める方法
2 文書の閲覧又は視聴の方法による保有個人情報の開示の実施が当該文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるとき、又は第17条の規定により保有個人情報の一部について開示するとき、その他正当な理由があるときは、本財団は、前項の規定にかかわらず、保有個人情報が記録されている文書の写しにより開示の実施を行うことができる。

(保有個人情報の提供先への通知)
第27条 本財団は、第24条第3項の規定による訂正を行う旨の決定に基づき保有個人情報の訂正を行った場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(費用の負担)
第28条 この規程の規定による保有個人情報が記録されている文書の閲覧及び視聴に要する費用は、無料とする。
2 この規程の規定により保有個人情報が記録されている文書の写しの交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担するものとする。
3 前項の費用の額は、別に定める。

(救済手続)
第29条 開示請求者は、開示決定等に不服があるときは、本財団に対し書面により不服の申出(以下「不服申出」という。)をすることができる。
2 前項の不服申出は、開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内にしなければならない。
3 第1項の不服申出があった場合は、本財団は、公益財団法人新宿未来創造財団情報公開・個人情報保護審査会に意見を聴いた上で再度検討し、その結果を不服申出人に書面により通知するものとする。

(特定個人情報の適正収集の原則)
第30条 本財団は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集してはならない。
2 本財団は、番号法第19条各号のいずれかに該当して特定個人情報を収集するときは、その利用目的をできる限り特定し、その利用目的を達成するために必要な最小限の範囲内で、公正かつ適正な手段によって収集しなければならない。

(特定個人情報の利用目的明示の原則)
第31条 本財団は、番号法第19条各号のいずれかに該当して本人から直接当該本人の特定個人情報を収集するときは、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
2 第5条第4項の規定は、前項の規定により特定個人情報を収集するときについて準用する。この場合において、同条第4項中「第1項の」とあるのは、「第31条第1項の」と読み替えるものとする。

(特定個人情報の安全確保の措置)
第32条 本財団は、保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 本財団は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を保有してはならない。
3 本財団は、保有する必要がなくなった保有特定個人情報を速やかに消去しなければならない。

(特定個人情報の目的外利用の制限)
第33条 本財団は、利用目的以外の目的のために保有特定個人情報を利用してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、本財団は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、利用目的以外の目的のために保有特定個人情報を利用することができる。ただし、保有特定個人情報を利用目的以外の目的のために利用することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
3 第11条第3項及び第4項の規定は、前項本文の規定により保有特定個人情報を利用したとき(本人の同意があったときを除く。)について準用する。

(特定個人情報の外部提供の制限)
第34条 本財団は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、保有特定個人情報を提供してはならない。
2 第12条第3項の規定は、番号法第19条第13号に該当して保有特定個人情報を提供したとき(本人の同意があったときを除く。)について準用する。

(特定個人情報の利用停止請求)
第35条 何人も、自己を本人とする保有特定個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、この規程の定めるところにより、本財団に対し、当該各号に定める措置を請求することができる。
(1) 第6条、第30条若しくは第31条第1項の規定に違反して収集され、若しくは第32条第2項若しくは第3項の規定に違反して保有されているとき、第33条第1項若しくは第2項の規定に違反して利用されているとき又は番号法第28条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイルに記録されているとき    当該保有特定個人情報の利用の停止又は消去
(2) 前条第1項の規定に違反して提供されているとき  当該保有特定個人情報の提供の停止

(苦情処理)
第36 条 本財団は、本財団における個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(電子計算組織による処理)
第37条 本財団は、第6条各号に掲げる事項に関する個人情報を、電子計算組織に記録してはならない。

(他の制度との調整等)
第38 条 法令の規定により、開示請求等その他これに類する請求等について規定されている場合は、その定めるところによる。
2 この規程は、本財団が管理する施設等において一般の利用に供することを目的とする個人情報が記録されている図書、図画等については、適用しない。

(開示請求等を行おうとする者に対する情報の提供等)
第39条 本財団は、開示請求等を行おうとする者が容易かつ的確に開示請求等を行うことができるよう、保有個人情報の特定に資する情報の提供その他の開示請求等を行おうとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。

(委任)
第40 条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し、必要な事項は、理事長が定める。

附則
1 この規程は、平成27年12月1日より施行する。ただし、第10条各項の規定は平成28年4月1日より施行する。
2 前項に定める施行日の前日までに、改正前の公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程第12条から第15条の規定によりなされた請求の取扱いについては、なお従前の例による。
3 この規程の施行の際、本財団において現に行っている個人情報に係る業務については、この規程の施行の日に新たに開始した業務とみなして、改正後の公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程(以下、「新規程)という。)第10条第1項の規定を適用する。この場合においては、平成28年4月1日までに同項の規定による登録を行うものとする。
4 この規程の施行の際、保有個人情報を含む情報の集合物であって個人情報ファイルに該当することとなるものに係る新規程第10条第2項各号に掲げる事項については、平成28年4月1日までに個人情報ファイル簿に登録し、同日以降に一般の閲覧に供さなければならない。

 

公益財団法人新宿未来創造財団 個人情報保護規程施行規則
平成27年12月1日
規則第18号

公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程施行規則(平成22年4月1日 規則第18号)の全部を改正する。

(目的)
第1条 この規則は、公益財団法人新宿未来創造財団(以下、「本財団」という。)個人情報保護規程(以下、「規程」という。)の施行について、必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)
第2条 この規則において使用する用語の意義は、次の各号に定めるものを除くほか、規程で定める用語の例による。
(1) 課 本財団組織規程第3条第2項に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(個人情報保護管理事務取扱者)
第3条 規程第9条に規定する個人情報保護管理者を補佐するため、課に個人情報保護管理事務取扱者を置く。
2 個人情報保護管理事務取扱者は、所属職員の中から課長が指名する。

(個人情報業務の登録等)
第4条 規程第10条第1項の個人情報業務登録簿は、個人情報業務登録票(第1号様式)及び個人情報業務の文書目録(第2号様式)をまとめたフォルダーとする。
2 個人情報に係る業務(以下「個人情報業務」という。)を開始したときは、個人情報業務登録票及び個人情報業務の文書目録を作成するとともに、個人情報業務登録一覧(第3号様式)にその旨を記載するものとする。
3 規程第10条第1項第6号の本財団が定める事項とは、次に掲げる事項とする。
(1) 個人情報を保有する課の名称
(2) 個人情報業務を開始した年月日
(3) 個人情報の利用目的
(4) 個人情報の収集の方法
(5) 個人情報の記録の媒体
(6) 前各号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める事項

(個人情報ファイル簿の登録等)
第5条 規程第10条第2項の個人情報ファイル簿は、個人情報ファイル登録票(第4号様式)をまとめたフォルダーとする。
2 個人情報ファイルを作成したときは、個人情報ファイル登録票を作成するとともに、個人情報ファイル一覧(第5号様式)にその旨を記載するものとする。
3 規程第10条第2項第5号の本財団が定める事項とは、次に掲げる事項とする。
(1) 個人情報ファイルを作成した課の名称
(2) 個人情報ファイルを作成した年月日
(3) 個人情報ファイルに係る電子計算機に個人情報の処理を行わせるシステム(軽易なものを除く)の名称
(4) 前3号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める事項

(目的外利用の記録等)
第6条 規程第11条第3項(規程第33条第3項において準用する場合を含む。次項において同じ。)に規定する規則で定める事項とは、次に掲げる事項とする。
(1) 保有個人情報を保有している課の名称
(2) 個人情報業務の名称
(3) 第4条第3項第3号の利用目的以外の目的のための保有個人情報の利用(以下「目的外利用」という。)を行った課の名称
(4) 目的外利用を行った個人情報業務の名称
(5) 目的外利用となる利用の目的
(6) 目的外利用に係る保有個人情報の項目
(7) 目的外利用の根拠
(8) 目的外利用の期間
(9) 目的外利用に利用した保有個人情報の記録の媒体
(10) 前各号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める事項
2 規程第11条第3項の規定による記録は、目的外利用記録票(第6号様式)に記載することにより行うものとする。

(外部提供の記録等)
第7条 規程第12条第3項(規程第34条第2項において準用する場合を含む。次項において同じ。)に規定する規則で定める事項とは、次に掲げる事項とする。
(1) 規程第12条第2項の規定による保有個人情報の本財団以外のものへの提供又は規程第34条第2項の規定による保有特定個人情報の提供(以下これらを「外部提供」という。)を行った課の名称
(2) 個人情報業務の名称
(3) 外部提供を行った理由
(4) 外部提供に係る保有個人情報の項目
(5) 外部提供の根拠
(6) 外部提供の期間
(7) 外部提供を受けたものの名称
(8) 外部提供に利用した保有個人情報の記録の媒体
(9) 前各号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める事項
2 規程第12条第3項の規定による記録は、外部提供記録票(第7号様式)に記載することにより行うものとする。

(外部提供を受けるものが講ずるべき必要な措置)
第8条 規程第13条に規定する提供に係る個人情報の利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のための必要な措置は、次に掲げるとおりとする。
(1) 秘密の保持
(2) 当該提供に係る個人情報の利用の目的以外の目的のための利用及び第三者への提供の禁止
(3) 複写及び複製の禁止
(4) 管理方法の指定
(5) 管理状況について、必要に応じて本財団役職員が行う調査を受け入れる体制の整備
(6) 事故発生時における本財団に対する報告の体制の整備
(7) 前各号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める措置

(業務委託等に係る措置)
第9条 規程第14条第2項に規定する本財団が定める事項は、次に掲げるとおりとする。ただし、委託する業務の内容又は性質により当該事項を明記することが困難である場合であって、本財団が特に認めたときは、この限りではない。 
(1) 個人情報の秘密の保持に関すること。
(2) 個人情報の公正かつ適正な手段による収集に関すること。
(3) 個人情報の本人からの収集及び本人に対する利用目的の明示に関すること。
(4) 個人情報の収集を禁止する事項に関すること。
(5) 個人情報の利用の目的以外の目的のための利用及び第三者への提供の禁止に関すること。
(6) 再委託の禁止に関すること。
(7) 個人情報の複写及び複製の禁止に関すること。
(8) 業務終了後における提供資料の返還義務に関すること。
(9) 個人情報の管理方法の指定に関すること。
(10) 個人情報の管理状況について、必要に応じて本財団役職員が調査を行うことができること。
(11) 事故発生時等における本財団への報告に関すること。
(12) 前各号に掲げる事項に違反し、又は怠った場合における受託業務者名の公表の措置及び損害賠償の義務に関すること。
(13) 前各号に掲げるもののほか、本財団が個人情報を保護するため必要と認める事項

(開示請求等の手続)
第10条 規程第22条第1項に規定する請求書は、次の各号に掲げる請求の区分に応じ、当該各号に定める様式のとおりとする。
(1) 規程第15条第2項に規定する開示請求(以下「開示請求」という。) 自己情報開示請求書(第8号様式)
(2) 規程第18条第2項に規定する訂正請求(以下「訂正請求」という。) 自己情報訂正請求書(第9号様式)
(3) 規程第20条第2項に規定する利用停止請求(以下「利用停止請求」という。) 自己情報利用停止請求書(第10号様式)
2 前項各号に掲げる請求書(以下「請求書」という。)の提出は、当該請求の対象となる保有個人情報を保有している課ごとに行うものとする。ただし、本財団が特に理由があると認めたときは、この限りでない。
3 開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下「開示請求等」という。)を行おうとする者(以下「開示請求者等」という。)が請求書を提出しようとする場合には、当該開示請求者等に係る官公署の発行した免許証又は身分証明書等で、写真に浮き出しプレスによる証印のあるもの又は写真を特殊加工してあるものを提示しなければならない。ただし、本財団が、郵送その他適当と認めた方法により開示請求者等に対し文書により照会し、その回答書を当該開示請求者等が自ら持参したときは、この限りでない。
4 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人が本人に代わって当該本人に係る請求書を提出しようとする場合には、これらの代理人に係る官公署の発行した免許証若しくは身分証明書等で、写真に浮き出しプレスによる証印のあるもの若しくは写真を特殊加工してあるものを提示し、又は本財団が照会した回答書をこれらの代理人が自ら持参するほか、次の各号に掲げる代理人の区分に応じ、当該各号に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。
(1) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人  戸籍謄本等当該本人と当該法定代理人との関係を明らかにすることができる書類
(2) 本人の委任による代理人 当該本人の次に掲げる意思が明示された委任状(第11号様式)
 ア 開示請求等を行う意思
 イ 当該代理人にアの開示請求等を行わせる意思
5 規程第22条第2項の本財団が定める書類とは、次に掲げる書類とする。
(1) 訂正請求にあっては、当該請求に係る内容が事実に合致することを証明する書類
(2) 前号に掲げるもののほか、本財団が必要と認める書類

(代理人による開示請求等に関する確認書)
第11条 本財団は、次の各号のいずれかの場合には、当該開示請求等に係る本人の意思を確認するため、当該本人に対し、代理人による開示請求等に関する確認書(第12号様式)を、本財団が指定する期限までに提出するよう求めるものとする。
(1) 未成年者の法定代理人から本人に代わって開示請求が行われた場合において、当該開示請求に係る未成年者が15歳に達しているとき。
(2) 本人の委任による代理人から本人に代わって開示請求等が行われたとき

(開示請求等に対する決定及び措置)
第12条 規程第24条各項の決定を行った旨の通知は、次の各号に掲げる決定の区分に応じ、当該各号に定める様式のとおりとする。
(1) 開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定 自己情報開示決定通知書(第13号様式)
(2) 開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない旨の決定 自己情報非開示決定通知書(第14号様式)
(3) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行う旨の決定 自己情報訂正決定通知書(第15号様式)
(4) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行わない旨の決定 自己情報非訂正決定通知書(第16号様式)
(5) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行う旨の決定 自己情報利用停止決定通知書(第17号様式)
(6) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行わない旨の決定 自己情報非利用停止決定通知書(第18号様式)
2 規程第24条第1項の本財団が定める事項とは、次に掲げる事項とする。
(1) 規程第26条第1項各号に定める方法のうち、いずれかの方法
(2) 開示請求に係る保有個人情報を開示する日時及び場所
(3) 開示請求に係る保有個人情報の一部を開示する場合には、開示しない部分並びにその理由及び根拠
3 規程第24条第2項において開示請求者に対し通知するときは、開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない理由及びその根拠を併せて通知するものとする。
4 規程第24条第3項において訂正請求を行った者に対し通知するときは、次に掲げる事項を併せて通知するものとする。
(1) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行う場合には、当該保有個人情報の利用目的。ただし、規程第5条第4項第2号から第4号まで(規程第31条第2項において準用する場合を含む。次項第1号ただし書において同じ。)に該当する場合は、この限りでない。
(2) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行わない場合には、当該訂正を行わない理由
5 規程第24条第4項において利用停止請求を行った者に対し通知するときは、次に掲げる事項を併せて通知するものとする。
(1) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行う場合には、当該保有個人情報の利用目的及び利用停止の方法。ただし、規程第5条第4項第2号から第4号までに該当する場合における当該利用目的については、この限りでない。
(2) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行わない場合には、当該利用停止を行わない理由
6 本財団は、前条各号に掲げる場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該開示請求等を却下し、その旨を当該本人及び当該代理人に対し、代理人による開示請求等却下通知書(第19号様式)により通知するものとする。
(1) 代理人による開示請求等に関する確認書の記載内容により、当該本人において、開示請求等を行う意思がないこと又は当該代理人に当該開示請求等を行わせる意思がないことを確認したとき。
(2) 前号に掲げる場合のほか、当該開示請求等を却下する相当の理由があると認められるとき。

(開示決定等の期間延長の通知)
第13条 規程第25条第2項の規定による通知は、自己情報開示決定等期間延長通知書(第20号様式)により行うものとする。
2 規程第25条第3項の規定による通知は、自己情報開示決定等期間再延長通知書(第21号様式)により行うものとする。

(開示の実施の方法等)
第14条 規程第26条第1項又は第2項に規定する保有個人情報の開示の実施は、当該保有個人情報を保有している課において行うものとする。ただし、本財団が特に理由があると認めたときは、この限りでない。
2 規程第26条第1項に規定する開示の実施は、次の各号に掲げる保有個人情報が記録されている文書の区分に応じ、当該各号に定める方法により行う。
(1) 文書又は図画(次号から第5号までに該当するものを除く。) 閲覧又は写しの交付
(2) 写真フィルム 印画紙に印画したものの閲覧
(3) スライド 視聴
(4) 映画フィルム 視聴
(5) 電磁的記録(次号に該当するものを除く。) 印刷物として出力したものの閲覧又はその写しの交付
(6) 録音テープ又はビデオテープ等 視聴
3 規程第26条第1項の規定に基づく保有個人情報の開示の実施は、本財団が指定する日時及び場所において本財団役職員の立会いのもとに行われなければならない。
4 前項の場合において、保有個人情報の閲覧を行う者は、当該保有個人情報に係る記録を丁寧に取り扱い、汚損、破損又は抜取りを行ってはならない。
5 本財団は、前項の規定に違反した者又は違反するおそれがあると認める者に対しては、保有個人情報の閲覧を中止させ、又は禁止することができる。

(保有個人情報の写しの交付部数)
第15条 保有個人情報が記録されている文書の写し(以下「保有個人情報の写し」という。)の交付は、1件の請求につき1部とする。

(保有個人情報の提供先への通知)
第16条 規程第27条の規定による通知は、保有個人情報訂正通知書(第22号様式)により行うものとする。

(保有個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の額等)
第17条 規程第28条第3項に規定する費用の額のうち、保有個人情報の写しの作成に要する費用の額は、公益財団法人新宿未来創造財団情報公開規程施行規則の別表に定める額とし、保有個人情報の写しの送付に要する費用の額は、当該保有個人情報の写しの送付に係る郵便料金の額とする。
2 前項の費用は、前納しなければならない。

(救済手続)
第18条 規程29条第3項の規定による通知は、不服申出に対する決定通知書(第23号様式)と併せ、決定の区分に応じ、この規則第12条に規定する様式により行うものとする。

(補則)
第19条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は別に定める。

附 則
1 この規則は、平成27年12月1日から施行する。
2 前項に定める施行日の前日までに、改正前の公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程第12条から15条の規定によりなされた請求の取扱いについては、なお従前の例による。
3 改正後の公益財団法人新宿未来創造財団個人情報保護規程(以下、「新規程」という。)附則第1項ただし書きにより、個人情報登録簿及び個人情報ファイル簿に係るこの規則第4条及び第5条各項の規定は、平成28年4月1日より施行する。
4 新規程附則第3項の規定により、新規程第10条第1項の規定により作成されたものとみなされる個人情報業務登録簿は、平成28年4月1日までに作成するものとする。
5 この規則の第9条の規定は、この規則の施行の日以後に締結する個人情報を取り扱う業務の委託に関する契約に係る契約書、協定書、確認書、覚書その他これらに類する書類(以下「契約書等」という。)について適用し、施行日前に締結した個人情報を取り扱う業務の委託に関する契約に係る契約書等については、平成28年3月31日までの間に限り、なお従前の例による。